Organizatorzy każdego wydarzenia stają przed dylematem: czy całą organizację wziąć na swoje barki, czy jednak warto postawić na usługi profesjonalistów i po prostu zatrudnić firmę eventową. W tym artykule wskażemy co najmniej trzy główne zalety wyboru tej drugiej opcji i przekazania sprawy ludziom, którzy na swoim fachu znają się najlepiej. Pierwszym czynnikiem, który warto wziąć pod uwagę jest oczywiście cena. Powszechnie panuje przekonanie, że zrobienie czegoś samemu jest tańsze, niż posiłkowanie się pomocą profesjonalistów, jednak nie zawsze tak być musi.
Zatrudnienie sprawdzonej firmy eventowej może okazać się znaczną oszczędnością. Dlaczego? Organizując event we własnym zakresie angażujemy w to wiele osób, dlatego pierwszym kosztem dla firmy będzie ilość ich roboczogodzin pomnożona przez stawkę godzinową. Musimy pamiętać, że czas nie jest z gumy, więc w tym czasie pracownicy nie będą wykonywali swoich głównych obowiązków, na czym może ucierpieć na przykład ważny projekt. Ponadto firma eventowa bardzo często będzie posiadała własny sprzęt, dzięki czemu będzie mogła zaproponować preferencyjne warunki obsługi, a organizowanie wydarzenia we własnym zakresie może pochłonąć większe koszta związane ze słabszą pozycją negocjacyjną w rozmowach z dostawcami.
Dlaczego jeszcze warto postawić na firmę eventową?
Kolejną kwestią są wiedza i doświadczenie pracowników firm eventowych, które wielokrotnie zdobywane latami. W przypadku sprawdzonych firm eventowych, za nimi co najmniej kilkadziesiąt, jeśli nie więcej eventów, które zostały zorganizowane z sukcesem, dzięki czemu firmy wciąż się rozwijają i utrzymują się na rynku branży eventowej, która należy do jednych z najbardziej wymagających. Wiedza i doświadczenie jest w cenie, dlatego kompletni amatorzy lub nowicjusze nie powinni brać na swoje barki organizacji eventu bez solidnego wsparcia z zewnątrz.
Kolejną oszczędnością jest czas. Organizowanie eventów dla osób, które na co dzień profesjonalnie się tym nie zajmują, to bardzo duże zobowiązanie czasowe. Niektóre czynności lub negocjacje mogą trwać nawet kilkukrotnie dłużej, niż w przypadku profesjonalistów, którzy robią to na co dzień. Ponadto nie do końca musimy zdawać sobie sprawę z wszystkich obowiązków organizatora, dlatego warto to przynajmniej skonsultować ze specjalistami, żeby nie popełnić kosztownych błędów. Więcej o kluczowych aspektach wyboru firm eventowych można przeczytać na https://www.all4you.edu.pl/.